Política de protección y tratamiento de datos personales

INTRODUCCIÓN

REGIONAL BROKER Agencia Asesora Productora de Seguros Cía. Ltda., en adelante “REGIONAL BROKER”, reconoce la importancia de la protección de la información personal de sus clientes, asegurados, beneficiarios, proveedores, colaboradores y terceros relacionados con la empresa.
En virtud de la naturaleza de su actividad como intermediario profesional de seguros, REGIONAL BROKER recopila, procesa y administra información personal necesaria para la cotización, contratación, administración y gestión de pólizas de seguros, así como para la asesoría integral en protección patrimonial y financiera.
Por ello, la empresa adopta la presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales, en cumplimiento de lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, garantizando el respeto de los derechos de los titulares de datos personales y la implementación de medidas adecuadas de seguridad y confidencialidad.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón Social:
REGIONAL BROKER Agencia Asesora Productora de Seguros Cía. Ltda.
Actividad:
Agencia Asesora Productora de Seguros dedicada a la intermediación, asesoría,
colocación y administración de seguros.
Domicilio:
República del Ecuador.
Correo para ejercicio de derechos y consultas:
protecciondedatos@regionalbroker.com
REGIONAL BROKER actúa como Responsable del Tratamiento de Datos
Personales conforme a la normativa ecuatoriana.

ALCANCE DE LA POLÍTICA

La presente política aplica a toda información personal recopilada y tratada por
REGIONAL BROKER en el ejercicio de su actividad empresarial, incluyendo datos
de:

• clientes y prospectos
• asegurados
• beneficiarios de pólizas
• representantes legales
• proveedores
• aliados estratégicos
• colaboradores
• candidatos laborales
• usuarios de plataformas digitales
• visitantes de las oficinas

PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS

REGIONAL BROKER garantiza que el tratamiento de datos personales se
realizará bajo los siguientes principios:
Legalidad
Los datos serán tratados conforme a la normativa vigente.
Consentimiento
El tratamiento de datos personales se realizará con la autorización del titular, salvo
las excepciones previstas por la ley.
Finalidad
Los datos serán utilizados exclusivamente para fines legítimos relacionados con la
actividad de intermediación de seguros.
Proporcionalidad
Solo se recopilarán los datos estrictamente necesarios para la prestación de
servicios.
Seguridad
Se aplicarán medidas técnicas, organizativas y administrativas para proteger la
información.
Confidencialidad
Toda persona que tenga acceso a datos personales deberá mantener estricta
reserva.

TIPOS DE DATOS TRATADOS EN EL NEGOCIO DE SEGUROS

Debido a la naturaleza del negocio asegurador, REGIONAL BROKER puede tratar
las siguientes categorías de datos:
Datos de identificación

• nombres y apellidos
• número de cédula o pasaporte
• fecha de nacimiento
• estado civil
  Datos de contacto
• dirección domiciliaria
• teléfono
• correo electrónico
  Datos financieros y patrimoniales
• ingresos
• información bancaria
• historial crediticio
• bienes asegurables
• activos empresariales
  Datos laborales
• empresa empleadora
• cargo
• ingresos
• actividad económica
  Datos relacionados con seguros
• historial de seguros
• siniestros
• reclamaciones
• beneficiarios
  Datos sensibles (cuando aplique)
  Para determinados productos de seguros, especialmente:
• seguros de vida
• seguros de salud
• seguros de accidentes
  podrá ser necesario recopilar:
• información médica
• historial clínico
• condiciones de salud
  Estos datos serán tratados bajo medidas reforzadas de seguridad.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los datos personales recopilados por REGIONAL BROKER serán utilizados para:
Intermediación de seguros

• análisis de necesidades de protección
• cotización de seguros
• colocación de pólizas con aseguradoras
• renovación de pólizas

Administración de pólizas

• actualización de información
• emisión de certificados
• gestión de endosos

Gestión de siniestros

• asesoría en reclamaciones
• acompañamiento en procesos indemnizatorios
• coordinación con aseguradoras

Cumplimiento legal y regulatorio

• prevención de lavado de activos
• cumplimiento de normativa financiera
• requerimientos de autoridades regulatorias

Comunicación con clientes

• envío de información sobre pólizas
• avisos de renovación
• comunicaciones contractuales

Mejoramiento del servicio

• análisis estadístico
• evaluación de satisfacción del cliente
• mejora de procesos internos

TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS

Para cumplir con su actividad, REGIONAL BROKER podrá compartir información
personal con:
Compañías aseguradoras
para cotización, emisión y administración de pólizas.
Reaseguradoras
cuando sea necesario para evaluación de riesgos.
Prestadores de servicios relacionados

• ajustadores de siniestros
• peritos
• médicos evaluadores
• clínicas
• talleres
  Autoridades regulatorias
  cuando la ley lo requiera.
  Todas las transferencias de datos se realizarán garantizando el cumplimiento de la
  normativa de protección de datos.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS

Los titulares de datos personales podrán ejercer los siguientes derechos:
Derecho de acceso
Conocer qué datos personales posee REGIONAL BROKER.
Derecho de rectificación
Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
Derecho de eliminación
Solicitar la eliminación de datos cuando ya no sean necesarios.
Derecho de oposición
Oponerse al tratamiento de sus datos en determinados casos.
Derecho de portabilidad
Solicitar la entrega de sus datos en formato estructurado.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

REGIONAL BROKER implementa medidas de seguridad para proteger la
información personal, incluyendo:

• control de acceso a sistemas
• almacenamiento seguro de bases de datos
• confidencialidad contractual con colaboradores
• protocolos de seguridad informática
• respaldo y protección de información
• controles de acceso físico a documentación

CONSERVACIÓN DE DATOS

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario
para cumplir con:

• obligaciones contractuales
• obligaciones legales
• requerimientos regulatorios
  Una vez cumplida la finalidad, los datos serán eliminados o anonimizados.

CONFIDENCIALIDAD

Todo colaborador, asesor o proveedor que tenga acceso a información personal
deberá firmar compromisos de confidencialidad y cumplir con las políticas de
seguridad de la empresa.

MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

REGIONAL BROKER podrá actualizar la presente política cuando sea necesario
para adaptarse a cambios legales o mejoras en los procesos internos.
Las actualizaciones serán publicadas en los canales oficiales de la empresa.

CONTACTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS

Para ejercer los derechos relacionados con datos personales, el titular podrá
comunicarse a:
Correo electrónico:
protecciondedatos@regionalbroker.com

VIGENCIA

La presente política entra en vigencia desde su publicación y será de cumplimiento
obligatorio para todos los colaboradores y proveedores de REGIONAL BROKER.
ANEXO 1

CLÁUSULA LEGAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

Para contratos, formularios de cotización y solicitudes de seguros

CLÁUSULA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El titular de los datos personales declara que ha sido informado de manera clara, suficiente y previa sobre el tratamiento que realizará REGIONAL BROKER Agencia Asesora Productora de Seguros Cía. Ltda., en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, conforme a lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

El titular autoriza de forma expresa, libre, específica e informada a REGIONAL BROKER para recopilar, almacenar, procesar, usar, consultar, transferir y administrar sus datos personales con las siguientes finalidades:

Intermediación y asesoría en seguros

• Cotización de productos de seguros
• Análisis de riesgos
• Presentación de propuestas a compañías aseguradoras
• Emisión, renovación o modificación de pólizas

1. Administración de pólizas y servicios asociados

• gestión administrativa de pólizas
• actualización de información del cliente
• gestión de endosos
• atención al cliente

1. Gestión de siniestros

• asesoría en reclamaciones
• coordinación con compañías aseguradoras
• gestión de indemnizaciones

1. Cumplimiento legal y regulatorio

• cumplimiento de normativa financiera
• prevención de lavado de activos
• requerimientos de autoridades competentes

1. Transferencia de información a terceros necesarios para la prestación del
   servicio
   El titular acepta que REGIONAL BROKER podrá compartir sus datos con:

• compañías aseguradoras
• reaseguradoras
• ajustadores de siniestros
• peritos o inspectores
• médicos evaluadores o centros médicos
• talleres o prestadores de servicios vinculados a siniestros
  cuando sea necesario para la contratación o gestión de seguros.

1. Datos sensibles
   Cuando la contratación del producto de seguro lo requiera, el titular autoriza
   expresamente el tratamiento de datos sensibles, tales como información médica
   o de salud, exclusivamente para fines relacionados con la evaluación del riesgo
   asegurado o la gestión de reclamaciones.
   REGIONAL BROKER se compromete a implementar medidas de seguridad
   técnicas, administrativas y organizativaspara proteger la confidencialidad e
   integridad de la información.
2. Derechos del titular
   El titular podrá ejercer en cualquier momento sus derechos de:

• acceso
• rectificación
• actualización
• eliminación
• oposición
• portabilidad
  mediante solicitud dirigida al correo electrónico:
  protecciondedatos@regionalbroker.com

1. Vigencia del consentimiento
   El consentimiento otorgado permanecerá vigente mientras exista relación
   contractual o legal entre el titular y REGIONAL BROKER, y durante el tiempo
   necesario para cumplir obligaciones legales o regulatorias.
   DECLARACIÓN DEL TITULAR
   Declaro que he leído y comprendido la presente cláusula y autorizo el tratamiento
   de mis datos personales conforme a lo aquí establecido.
   Firma del titular: _____________
   Nombre: _____________________
   Cédula: ______________________
   Fecha: ______________________
2. PROTOCOLO DE MANEJO DE DATOS SENSIBLES
   REGIONAL BROKER
3. Objetivo
   Establecer los procedimientos y medidas de seguridad para el tratamiento,
   almacenamiento, acceso y protección de datos sensibles recopilados por
   REGIONAL BROKER en el ejercicio de su actividad de intermediación de seguros.
4. Definición de datos sensibles
   Se consideran datos sensibles aquellos cuya divulgación indebida podría afectar
   la intimidad o generar discriminación contra su titular.
   En el negocio asegurador incluyen principalmente:
   Datos de salud

• historial médico
• enfermedades preexistentes
• diagnósticos médicos
• informes clínicos
  Datos financieros
• ingresos
• patrimonio
• información bancaria
• historial crediticio
  Datos biométricos
  cuando se utilicen para identificación.

1. Principios de tratamiento de datos sensibles
   REGIONAL BROKER aplicará principios reforzados para este tipo de información:
   Confidencialidad absoluta
   Solo personal autorizado podrá acceder a estos datos.
   Finalidad específica
   Solo se utilizarán para la evaluación de riesgos y gestión del seguro.
   Minimización de datos
   Se solicitará únicamente la información estrictamente necesaria.
   Consentimiento expreso
   Siempre se requerirá autorización del titular.
2. Niveles de acceso a la información
   Se establecen tres niveles de acceso:
   Nivel 1 – Acceso restringido
   Información médica o clínica.
   Solo podrán acceder:

• director técnico de seguros
• asesor responsable del cliente
• personal autorizado de cumplimiento
  Nivel 2 – Acceso operativo
  Información financiera y patrimonial necesaria para cotizaciones.
  Acceso permitido a:
• asesores de seguros
• área de suscripción
• administración
  Nivel 3 – Acceso administrativo limitado
  Información básica de identificación.
  Acceso permitido a:
• personal administrativo
• servicio al cliente

1. Almacenamiento de datos sensibles
   Los datos sensibles deberán almacenarse bajo las siguientes medidas:
   Medidas digitales

• bases de datos con acceso restringido
• contraseñas seguras
• encriptación de información
• respaldo seguro de información
  Medidas físicas
• archivos bajo llave
• control de acceso a oficinas
• restricción de copias físicas

1. Transmisión de datos a aseguradoras
   Cuando se transfieran datos sensibles a compañías aseguradoras:

• se utilizarán canales seguros
• se enviará únicamente la información necesaria
• se mantendrá registro del envío

1. Prohibiciones
   Queda estrictamente prohibido:

• divulgar información médica a terceros no autorizados
• compartir bases de datos con fines comerciales
• utilizar información para fines distintos al servicio contratado
• enviar información sensible por canales inseguros

1. Manejo de incidentes de seguridad
   En caso de:

• pérdida de información
• filtración de datos
• acceso no autorizado
  se deberá:

1. Notificar inmediatamente a la gerencia
2. bloquear accesos comprometidos
3. evaluar el impacto del incidente
4. aplicar medidas correctivas
5. notificar a la autoridad competente si corresponde
6. Capacitación del personal
   REGIONAL BROKER realizará capacitaciones periódicas para colaboradores
   sobre:

• confidencialidad
• protección de datos
• seguridad de la información
• manejo de información sensible

1. Responsabilidad del personal
   Todo colaborador que tenga acceso a información sensible deberá firmar
   un Acuerdo de Confidencialidad, siendo responsable del uso adecuado de la
   información.
   El incumplimiento de estas disposiciones podrá generar:

• sanciones disciplinarias
• responsabilidad civil
• responsabilidad penal
  REGIONAL BROKER CIA. LTDA.